Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB)

 der DocEstate GmbH (Stand: 24.01.2023)

§ 1 Anbieter und Vertragspartner

(1) Anbieter ist die DocEstate GmbH (im Folgenden: „DocEstate“ oder „wir“). Nähere Angaben zu unserem Unternehmen finden Sie in unserem Impressum, abrufbar unter https://www.docestate.com/impressum/.

(2) Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, d.h. an natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Abschluss des Vertrags mit uns in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln (im Folgenden: „Auftraggeber“).

§ 2 Vertragsgegenstand und Vertragssprache

(1) Der Auftraggeber hat auf unserer Bestellplattform die Möglichkeit, uns mit der Beschaffung und Bereitstellung ausgewählter Behördenauskünfte, sowie optional mit der Auswertung der bestellten Unterlagen zu beauftragen und zu bevollmächtigen. Wir treten dabei als Vermittler zwischen dem Auftraggeber und Behörden auf und beschaffen im Namen des Auftraggebers Dokumente und Auskünfte bei Behörden.

(2) Die Vertragssprache ist deutsch.

§ 3 Bestellprozess, Vertragsabschluss, Mitwirkungspflichten des Auftraggebers und Rücktrittsrecht von DocEstate

(1) Unsere Bestellplattform https://connect.docestate.com/login ist über ein passwortgeschützes Login erreichbar.

(2) Die Leistungsbeschreibungen auf unserer Bestellplattform stellen lediglich eine unverbindliche Aufforderung dar, uns entsprechende Aufträge zu erteilen.

(3) Nach dem Login kann der Auftraggeber auf einem Dashboard die Rubrik „Auftragserteilung“ wählen und durch Anklicken der Leistungsbeschreibungen in dieser Rubrik die gewünschten Leistungen auswählen und in den Warenkorb legen.

(4) Im Rahmen des Bestellprozesses muss der Auftraggeber einen Nachweis über sein berechtigtes Interesse bzw. über das berechtigte Interesse seines eigenen Auftraggebers erbringen, z.B. in Form eines Eigentümernachweises (Grundbuchauszug) und gegebenenfalls zusätzlich eine entsprechende Vollmacht seines eigenen Auftraggebers. Die Erbringung dieses Nachweises obliegt allein dem unserem Auftraggeber. Werden die von unserem Auftraggeber gelieferten Unterlagen von den anschließend von uns angesprochenen Behörden nicht als ausreichend angesehen, erhält der Auftraggeber Gelegenheit zur Nachbesserung. Gelingt ihm das nicht, können wir den Vertrag einseitig beenden.

(5) In der Bestellzusammenfassung kann der Auftraggeber seine Bestelldaten und seinen Warenkorb kontrollieren und gegebenenfalls jederzeit vor Absenden der Bestellung ändern. Erst wenn der Auftraggeber den grünen Button „VERBINDLICH BESTELLEN“ anklickt, wird der Auftrag verbindlich und kostenpflichtig an uns erteilt.

(6) Sobald die Bestellung des Auftraggebers bei uns eingegangen ist und wir den Auftrag annehmen, wird dem Auftraggeber eine Bestellbestätigung zugesandt, in der Regel per E-Mail. Mit unserer Bestellbestätigung kommt der Vertrag zustande.

(7) Wir behalten uns jedoch vor, die Annahme eines Auftrags ohne Begründung abzulehnen.

(8) Da wir auf innerbehördliche Abläufe und Arbeitsweisen keinen Einfluss haben und es in Einzelfällen vorkommen kann, dass die bestellten Unterlagen bei der zuständigen Behörde nicht verfügbar sind, behalten wir uns vor, den Auftraggeber in einem solchen Fall umgehend hierüber zu informieren und den Vertrag insoweit einseitig zu beenden. Der Auftraggeber hat in diesem Fall keinen Anspruch auf die beauftragte Dienstleistung und es fallen für den Auftraggeber insoweit auch keine Gebühren an. Weitere Ansprüche des Auftraggebers gegen uns in diesem Zusammenhang sind ausgeschlossen. Das Gleiche gilt, wenn die zuständige Behörde trotz Anforderung der Dokumente und dreimaliger Nachfrage durch uns keine oder lediglich unvollständige Auskunft erteilt.

§ 4 Zurverfügungstellung der Dokumente, Vernichtung der physischen Dokumente und Dauer der Speicherung der digitalen Dokumente

(1) Nach Erhalt der Dokumente von den zuständigen Behörden werden physische Dokumente, die nicht größer als das A3-Format sind, eingescannt und als PDF-Datei in der auftraggeberspezifischen und gesicherten Cloud bereitgestellt. Der Auftraggeber wird über Aktualisierungen in der Cloud per E-Mail benachrichtigt. Für den Download und die Sicherung der bereitgestellten Dokumente ist allein der Auftraggeber verantwortlich. Physische Dokumente, die größer als das A3-Format sind, versenden wir nur auf dem Postweg.

(2) Mit der Bereitstellung der Dokumente in der Cloud und der entsprechenden Benachrichtigung des Auftraggebers bzw. mit der Übersendung der Dokumente an den Auftraggeber auf dem Postweg ist der Vertrag seitens DocEstate erfüllt.

(3) Wenn wir mit dem Auftraggeber nicht schriftlich etwas anderes vereinbart haben, werden wir physische Dokumente, die als PDF-Dokumente in die Cloud eingepflegt worden sind, spätestens drei Monate nach Bereitstellen des letzten Dokuments der Bestellung ordnungsgemäß vernichten. Nach Ablauf dieser Frist von drei Monaten werden wir die in der Cloud hinterlegten Dokumente und gegebenenfalls die in unseren sonstigen Speichermedien gespeicherten Dokumente ebenfalls unwiderruflich löschen.

§ 5 Bearbeitungszeit und Lieferzeit

(1) Aufgrund der individuellen Bearbeitung durch die jeweils zuständigen Behörden können keine verbindlichen Lieferzeiten festgelegt werden.

(2) Wir verpflichten uns jedoch, die vertragsgegenständlichen Dokumente schnellstmöglich und mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes gemäß § 347 HGB zu beschaffen und dem Auftraggeber die eingetroffenen Auskünfte und Dokumente, die nicht größer als das A3-Format sind, schnellstmöglich, spätestens jedoch am nächsten Werktag, auf unserer Plattform zur Verfügung zu stellen und den Auftraggeber hierüber zu benachrichtigen bzw. Dokumente, die größer als das A3-Format sind, am nächsten Werktag auf den Postweg zu geben.

§ 6 Preis, Gebühren, Kosten, Rechnungstellung und Fälligkeit

(1) Für die Bestellung des Auftraggebers gelten die jeweiligen Paket- und Einzelpreise auf unserer Plattform zum Zeitpunkt der Bestellung.

(2) Die amtlichen Gebühren und Kosten werden durch uns ausgelegt und mit der Rechnung an den Auftraggeber weiterbelastet. Wir sind berechtigt, vom Auftraggeber einen Kostenvorschuss für die amtlichen Gebühren und Kosten zu verlangen.

(3) Unsere Rechnungen werden in der Cloud bereitgestellt und zusätzlich an die vom Auftraggeber hinterlegte E-Mail-Adresse versandt. Die Zahlung ist sofort nach Zugang der jeweiligen Rechnung per
E-Mail beim Auftraggeber fällig.

§ 7 Haftung und Haftungsausschluss

(1) Schadensersatzansprüche des Auftraggebers gegenüber uns und unseren Beauftragten sind grundsätzlich ausgeschlossen. Ausgenommen hiervon sind Schadensersatzansprüche des Auftraggebers wegen Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder wesentlicher Vertragspflichten, welche zur Erreichung des Vertragszieles notwendigerweise erfüllt werden müssen. Ebenso ausgenommen sind Schadensersatzansprüche aufgrund grob fahrlässiger oder vorsätzlicher Pflichtverletzung durch uns oder unsere Beauftragten.

(2) Wir haften nicht bei Verzögerungen sowie bei Nichterfüllung der Auskunftsbearbeitung durch Behörden oder Ämter.

(3) Der Auftraggeber trägt die Verantwortung dafür, dass seine Angaben uns gegenüber ordnungsgemäß und der Wahrheit entsprechend getätigt und gegebenenfalls aktualisiert werden.

(4) Der Auftraggeber hat sämtliche Schäden, insbesondere Fremdkosten, zu tragen, die durch falsche oder fehlerhafte Informationen seitens des Auftraggebers entstehen, insbesondere betreffend Grundstücksdaten und Vollmachten. Der Auftraggeber trägt in solchen Fällen daneben auch die Servicegebühr.

§ 8 Vertraulichkeitserklärung und Datenschutz

(1) Wir sind verpflichtet, sämtliche Auftraggeberdaten streng vertraulich zu behandeln.

(2) Die Auftraggeberdaten werden ausschließlich zur Erfüllung des Auftrages (Behördenanfragen versenden, bearbeiten und anschließend ggf. auswerten) sowie für interne Trainings der Software verwendet. Vertrauliche Informationen werden weder an Dritte weitergeleitet noch auf sonstige Weise zugänglich gemacht.

(3) Weitere Informationen können unserer Datenschutzerklärung entnommen werden, die unter https://www.docestate.com/datenschutzerklaerung/ abrufbar ist.

§ 9 Information zur Protokollierung gemäß §§ 12/12a GBO bzw. § 43 GBV

(1) Wir informieren den Auftraggeber darüber, dass über Einsichten gemäß §§ 12/12a GBO bzw. § 43 GBV in Grundbücher, Grundakten und Hilfsregister ein Protokoll zu führen ist. Hierbei werden die Daten der Einsicht nehmenden Person bei der Stelle, die die Einsicht gewährt, gespeichert.

(2) Gleiches gilt für die Erteilung von Grundbuchabschriften von Abschriften aus der Grundakte und die Erteilung von Auskünften daraus.

(3) Dem Eigentümer des jeweils betroffenen Grundstücks oder dem Inhaber des grundstücksgleichen Rechts ist von dort auf Verlangen Auskunft aus diesem Protokoll zu geben, es sei denn, die Bekanntgabe würde den Erfolg strafrechtlicher Ermittlungen oder die Aufgabenwahrnehmung einer Verfassungsschutzbehörde, des Bundesnachrichtendienstes, des Militärischen Abschirmdienstes oder die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen gefährden.

§ 10 Anwendbares Recht, Erfüllungsort, Gerichtsstand und Schriftform

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Normen, die auf ausländische Rechtsordnungen verweisen.

(2) Erfüllungsort und Gerichtsstand ist unser Geschäftssitz, derzeit Frankfurt am Main. Wir bleiben berechtigt, den Auftraggeber auch an dessen Geschäftssitz zu verklagen.

(3) Abweichungen, Änderungen oder Ergänzungen dieser Geschäftsbedingungen bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses. Die Schriftform wird durch den Versand von Erklärungen per E-Mail oder Telefax gewahrt, unter der Voraussetzung, dass bei einer per Telefax übermittelten Erklärung die Unterschrift des Ausstellers oder bei einem Versand per E-Mail mindestens eine einfache elektronische Signatur vorliegt.